Die Frage, ob Mitarbeitende eingestellt werden sollten, beschäftigt insbesondere Gründer:innen in der Anfangsphase häufig. Aber auch für Unternehmer:innen, die schon länger tätig sind, kann dies ein wiederkehrendes Thema sein. Die Entscheidung geht mit langfristigen organisatorischen und finanziellen Herausforderungen einher und sollte dementsprechend sorgfältig abgewogen werden. Eine realistische Einschätzung des tatsächlichen Arbeitsbedarfs sowie eine sorgfältige Vorbereitung sind deshalb entscheidend, um Risiken zu vermeiden und ein stabiles Arbeitsverhältnis zu schaffen.
Mitarbeitende einstellen – Erste Schritte
Bevor neue Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen ihre Arbeit aufnehmen können, sind einige grundlegende Schritte erforderlich. Am Anfang steht die formale Vorbereitung. Dazu zählt vor allem die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit, ohne die weder sozialversicherungsrechtliche Meldungen noch Beitragsabrechnungen möglich sind. Ebenso muss der Betrieb bei der zuständigen Berufsgenossenschaft geführt werden. Außerdem ist eine Registrierung beim Finanzamt notwendig, sofern die Lohnabrechnung eigenständig erfolgt.
Ist diese Grundlage geschaffen, folgt die eigentliche Personalplanung. Es wird definiert, welche Aufgaben künftig übernommen werden sollen und in welchem zeitlichen Umfang Unterstützung benötigt wird. Auf dieser Basis entsteht die Stellenausschreibung, anschließend beginnt das Auswahlverfahren mit Sichtung der Bewerbungen und persönlichen Gesprächen.
Nach der Entscheidung für eine geeignete Person werden die erforderlichen Unterlagen eingeholt und ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen. Mit Arbeitsbeginn oder spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen die Anmeldungen bei Krankenkasse, Sozialversicherung oder bei geringfügiger Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale. Eine vorbereitete Einarbeitung rundet den Prozess ab und erleichtert den Einstieg in den neuen Arbeitsalltag.
Rechtliche Aspekte
Die Einstellung von Mitarbeitern ist in Deutschland klar gesetzlich geregelt. Zentrale Voraussetzung ist beispielsweise eine gültige Betriebsnummer. Ohne diese Nummer sind keine Meldungen zur Sozialversicherung möglich.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Arbeitsvertrag. Er sichert beide Seiten rechtlich ab und muss die wesentlichen Arbeitsbedingungen enthalten. Dazu zählen in der Regel Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen und eine Beschreibung der Tätigkeit.
Zusätzlich sind bestehende Tarifverträge zu beachten, sofern sie für die jeweilige Branche gelten. Diese können Mindestlöhne, Sonderzahlungen oder Arbeitszeiten verbindlich regeln. Werden solche Vorgaben missachtet, drohen rechtliche Konsequenzen. Auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz ist relevant und sollte bereits bei der Stellenausschreibung und im Bewerbungsverfahren eingehalten werden.
Versicherungen und Meldepflichten
Wer Mitarbeiter beschäftigt, übernimmt automatisch Pflichten im Bereich der Sozialversicherung. Für die Krankenversicherung sowie für die Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung kommen Arbeitgeber und Arbeitnehmer meist gemeinsam auf. Die Beiträge werden prozentual vom Bruttogehalt berechnet und in der Regel jeweils zur Hälfte getragen.
Eine Ausnahme bildet die gesetzliche Unfallversicherung, deren Kosten vollständig vom Arbeitgeber übernommen werden. Bei geringfügigen Beschäftigungen gelten Sonderregelungen, da hier pauschale Beiträge an die Minijob-Zentrale abgeführt werden, die ebenfalls vom Arbeitgeber zu tragen sind. Erkrankt ein Mitarbeiter oder ist arbeitsunfähig, greifen gesetzlich geregelte Schutzmechanismen. In den ersten sechs Wochen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Gehalt in voller Höhe weiterzuzahlen. Diese sogenannte Entgeltfortzahlung stellt sicher, dass Mitarbeiter während einer Krankheit finanziell abgesichert sind. Ab der siebten Woche übernimmt die Krankenkasse die Zahlung von Krankengeld. Für kleinere Betriebe besteht zudem die Möglichkeit, über das Umlageverfahren einen Teil der Kosten für die Entgeltfortzahlung erstattet zu bekommen. Voraussetzung ist die Teilnahme an der entsprechenden Umlage, die verpflichtend ist, sofern die gesetzlich festgelegte Betriebsgröße nicht überschritten wird .
Mit der Beschäftigung von Mitarbeitern gehen darüber hinaus umfangreiche Meldepflichten einher. Wer erstmals Personal einstellt, muss dies nicht nur intern organisieren, sondern auch bei verschiedenen Stellen melden. Neben der Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit, müssen neue Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse und der jeweiligen Berufsgenossenschaft gemeldet werden. Je nach Beschäftigungsform erfolgt außerdem eine Anmeldung beim Finanzamt oder der Minijob-Zentrale. Diese Meldungen sind fristgebunden und wichtig für eine korrekte Erfassung von Versicherungs- und Steuerdaten.
Steuerliche Auswirkungen
Auch steuerlich ergeben sich mit der Einstellung von Mitarbeiter Veränderungen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer für ihre Mitarbeiter einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Mitarbeiters, etwa Steuerklasse, Freibeträgen oder Kirchensteuermerkmalen. Zusätzlich wirken sich die Personalkosten auf den betrieblichen Gewinn aus, da Löhne, Gehälter und Arbeitgeber:innenanteile zur Sozialversicherung als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können. Dadurch kann sich die eigene Steuerlast reduzieren, auch wenn der organisatorische Aufwand steigt.
Mitarbeiter einstellen als Einzelunternehmer
Wer als Einzelunternehmer Mitarbeiter einstellen möchte, unterliegt denselben arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten wie andere Arbeitgeber. Eine besondere Verantwortung ergibt sich daraus, dass keine Haftungsbegrenzung besteht und Verpflichtungen dauerhaft erfüllt werden müssen. Daher ist eine realistische Einschätzung des tatsächlichen Arbeitsbedarfs besonders wichtig.
In der Praxis kann es sinnvoll sein, zunächst eine Teilzeitkraft oder einen Minijob einzustellen, um die finanzielle Belastung überschaubar zu halten. Eine klare Definition der zu übertragenden Aufgaben hilft dabei, den wirtschaftlichen Nutzen der Einstellung sicherzustellen. Ebenso sollten ausreichende finanzielle Rücklagen eingeplant und mögliche Förderprogramme geprüft werden, um Risiken zu minimieren und Planungssicherheit zu schaffen.
Mitarbeiter einstellen – Kosten
Neben der Auszahlung des Bruttogehalts muss man sich als Arbeitgeber auch auf die sogenannten Lohnnebenkosten einstellen. Dazu zählen insbesondere die Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Ergänzt werden diese durch Umlagen, etwa für Krankheit oder Mutterschaft, sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung.
Gerade bei der erstmaligen Einstellung eines Mitarbeiters ist es sinnvoll, vorab eine Wirtschaftlichkeitsrechnung durchzuführen, um zu prüfen, ab welchem Punkt sich die zusätzliche Arbeitskraft rechnet.
Mitarbeiter einstellen – Förderung
Unter bestimmten Voraussetzungen können Fördermittel für die Einstellung neuer Mitarbeiter beantragt werden. Besonders relevant sind sogenannte Eingliederungszuschüsse, die Unternehmen erhalten können, wenn Personen mit erschwertem Zugang zum Arbeitsmarkt eingestellt werden. Dazu zählen unter anderem ältere Arbeitslose oder Menschen mit Behinderung.
Diese Förderungen dienen dazu, mögliche Einarbeitungszeiten oder Leistungsunterschiede finanziell auszugleichen. Darüber hinaus existieren regionale Förderprogramme sowie Zuschüsse für junge Unternehmen, die neue Arbeitsplätze schaffen. Ob und in welchem Umfang Förderungen möglich sind, hängt von individuellen betrieblichen und persönlichen Voraussetzungen ab. Eine Beratung bei der Agentur für Arbeit oder bei fachkundigen Stellen kann hier Klarheit schaffen.
Sonderfall Minijob
Der Minijob stellt eine besondere Form der Beschäftigung dar und ist vor allem für kleinere Betriebe attraktiv. Dabei darf das monatliche Entgelt eine festgelegte Höchstgrenze nicht überschreiten. Für Arbeitgeber fallen pauschale Abgaben an, die unter anderem Beiträge zur Rentenversicherung, zur Krankenversicherung sowie eine Pauschalsteuer umfassen.
Minijobber haben grundsätzlich die gleichen arbeitsrechtlichen Ansprüche wie andere Arbeitnehmer, etwa auf Urlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Die Anmeldung erfolgt nicht über das Finanzamt oder die Krankenkasse, sondern über die Minijob-Zentrale. Trotz der vereinfachten Abwicklung sollte man auch hier auf eine korrekte vertragliche Gestaltung achten, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Checkliste
- Prüfen, ob ein dauerhafter oder zeitlich begrenzter Personalbedarf besteht
- Entscheidung über die passende Beschäftigungsform treffen, etwa Vollzeit, Teilzeit oder Minijob
- Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen
- Geltende Tarifverträge und gesetzliche Vorgaben prüfen
- Stellenausschreibung unter Beachtung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes erstellen
- Bewerbungsunterlagen sichten und Auswahlgespräche durchführen
- Erforderliche Unterlagen des künftigen Mitarbeiters einholen, insbesondere Steueridentifikationsnummer und Sozialversicherungsausweis
- Schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen wesentlichen Bestandteilen erstellen
- Mitarbeiter bei Krankenkasse, Sozialversicherung und gegebenenfalls Minijob-Zentrale anmelden
- Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft sicherstellen
- Lohnabrechnung und fristgerechte Abführung von Steuern und Sozialabgaben organisieren
- Möglichkeit von Fördermitteln prüfen
- Strukturierte Einarbeitung vorbereiten, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen
Hinweis in eigener Sache
Die folgenden Tipps sollen Gründerinnen und Unternehmerinnen eine erste Orientierung auf dem Weg zur Mitarbeitereinstellung geben. Sie ersetzen keine individuelle, rechtliche oder steuerliche Beratung.
Bei beyond peers teilen wir Erfahrungen, Impulse und Perspektiven aus dem Netzwerk – wir sind jedoch keine Expertinnen für Arbeitsrecht, Fördermittel oder Personalberatung. Jede unternehmerische Situation ist individuell und bringt eigene rechtliche, finanzielle und organisatorische Anforderungen mit sich.
Für konkrete Fragestellungen rund um Verträge, Fördermöglichkeiten, sozialversicherungsrechtliche Themen oder die Einstellung von Mitarbeitenden empfehlen wir ausdrücklich, fachkundige Stellen einzubeziehen – zum Beispiel die Agentur für Arbeit, Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen oder spezialisierte Beratungsstellen.
